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关于2017届毕业生档案材料归档及档案转递的通知

发布日期:2017-05-18   点击量:   来源:

 

各院(系):

根据毕业生工作安排,现将2017届毕业生档案材料归档及档案转递相关事宜通知如下:

一、归档材料

归档材料主要包括学生个人高考档案袋、入团志愿书、新生入学登记表、个人奖惩材料、毕业体检表、实习考核材料、学业成绩表、毕业生登记表、报到证副本(即白联报到证)等。

二、归档工作要求

(一)收集

1.各院(系)需收集的归档材料包括:实习考核表(必交)、学生学业成绩单(必交)、毕业生登记表(必交)、报到证副本(必交)、毕业体检表(选交)、各种奖惩材料(选交)等。

2.需归档的奖励材料指的是校级及以上奖励的推荐表、登记表等材料的原件或其复印件加盖材料原件保管单位(部门)的公章。各种荣誉证书的复印件不予归档。

3.非各院(系)形成的归档材料请到材料形成部门领取。

(二)鉴定

各院(系)应做好各项归档材料的鉴定工作。归档材料应完整齐全、内容真实、文字清楚、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后才能归档。

(三)整理

1.各院(系)在收取归档材料时,需将每个学生的归档材料全部放在一起,夹在毕业生登记表中。夹在毕业生登记表中的材料从上到下顺序依次为:报到证副本、学生档案目录、实习考核表、学业成绩单、其他材料。

2.毕业生登记表的右上角需用铅笔写上学号。

3.各院(系)需将收取的归档材料按学号顺序依次排列进行整理。

4.成人教育学生的归档材料单独放在一起。

(四)统计

各院(系)按照教务处下发的《2017届毕业生档案材料转递清单》(另发excel表)以及《yabo下载学生档案目录》(另发纸质版)进行统计与登记。

(五)转递

1.各院(系)按照如下时间将归档材料送至教务处学生档案管理办公室(教学办公楼119办公室)并协助做好档案整理工作。

社区服务系:6月26日上午

假肢矫形康复系:6月26日下午

生命学问学院:6月27日上午

民政管理系:6月27日下午

老年福祉学院:6月28日上午

社会工作系:6月28日下午

2.各院(系)送交归档材料时需一并上交《2017届毕业生档案材料转递清单》(电子版与纸质版均交)。

三、毕业生档案的转递

(一)转递方式

2017届毕业生的档案转递采用邮政特快专递(EMS),由教务处统一邮寄。

(二)转递时间

预定在7月份邮寄。

(三)接收地址

档案的接收地址为各地就业政策文件要求的地址。

四、其它

(一)各院(系)需有专人负责各项档案材料的收集、鉴定、整理、统计、转递工作。

(二)未派发报到证同学的档案(不包括专升本的同学)暂放yabo下载,待派发报到证后再转递档案。

(三)报到证上显示为专科生结业同学的档案暂放yabo下载,待结业转毕业,换发报到证后,再转递档案。

(四)成人教育学生的档案需自行领取,在领取毕业证书的同时领取档案。

(五)如有特殊原因需要yabo下载留存档案或自领档案的,请与档案管理员赵佳佳老师联系。

附件:1.《2017届毕业生档案材料转递清单》(另发excel表)

2.《yabo下载学生档案目录》(另发纸质版)

教 务 处

2017年5月18日

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